SISTEM ADMINISTRASI PELAYANAN TABUNGAN SIMONA
PADA FUNAI INTERNATIONAL BANK
A. Skenario Sistem
Pada dewasa ini, di era globalisasi dunia perbankan mempunyai peranan yang sangat penting dalam perkembangan ekonomi dan pembangunan suatu negara, baik secara langsung maupun secara tidak langsung mempengaruhi peredaran uang, menciptakan lapangan pekerjaan yang baru, mempercepat pembangunan serta merangsang pertumbuhan dunia usaha dalam berbagai bidang.
Sebagaimana diketahui bahwa fungsi bank adalah menarik dana dari masyarakat semaksimal mungkin, agar masyarakat mau menyimpan dananya di bank dalam bentuk TABUNGAN, DEPOSITO, REKENING GIRO dan lain-lain. Untuk menarik dana tersebut, maka bank memberikan bentuk promosi yang menarik seperti suku bunga yang tinggi, pelayanan yang memuaskan, hadiah, bonus dan lain sebagainya.
Adapun mengenai salah satu produk jasa perbankan dari FUNAI INTERNATIONAL BANK yang ditawarkan kepada masyarakat adalah Tabungan SIMONA (SIMpanan OraNg mudA), dimana tabungan ini mempunyai kelebihan atau keuntungan bagi penabungnya seperti :
1. Fasilitas e-banking untuk menjangkau seluruh cabang yang ada
2. Fasilitas menggunakan sarana ATM bersama
3. Fasilitas dengan tingkat suku bungan yang kompetitif
4. Fasilitas sebagai discount card
5. Fasilitas ON-LINE di seluruh cabang FUNAI INTERNATIONAL BANK
Selain fasilitas yang sudah diberikan ada beberapa karakteristik yang harus ada di dalam pengelolaan tabungan SIMONA tersebut, guna mencapai tingkat mutu yang diinginkan yaitu :
1. Persyaratan yang tidak terlalu rumit
2. Mempunyai kelebihan dalam pelayanan perbankannya
3. Memliki rasa aman bagi para nasabahnya yang menabung
Demikianlah sekilas tentang FUNAI INTERNATIONAL BANK dan produk jasa perbankannya yaitu tabungan SIMONA (simpanan orang muda). Adapun mengenai bentuk prosedur sistem mengenai proses pelayanan jasa perbankan untuk tabungan SIMONA akan dijelaskan di bawah ini.
B. Prosedur sistem yang berjalan
Bentuk prosedur keja dari sistem administrasi pelayanan tabungan SIMONA yang ada pada FUNAI INTERNATIONAL BANK terbagi menjadi 4 proses yaitu :
1. Proses permohonan pembukaan rekening tabungan SIMONA
2. Proses penyetoran uang untuk tabungan SIMONA
3. Proses penarikan uang untuk tabungan SIMONA
4. Proses penutupan rekening tabungan SIMONA
Adapun penjelasan mengenai bentuk proses yang ada dari system administrasi pelayanan tabungan SIMONA, akan dijelaskan di bawah ini, yaitu sebagai berikut :
1. Proses Permohonan Pembukaan Rekening Tabungan SIMONA.
Customer service mempersiapkan formulir aplikasi permohonan tabungan SIMONA yang diperlukan oleh calon nasabah untuk diisi, dan kemudian diserahkan kembali oleh calon nasabah kepada customer service, dengan melampirkan bukti identitas diri (KTP/SIM/Pasport) bagi penabung perseorangan, serta dilengkapi dengan akte pendirian perusahaan bagi penabung badan usaha. Selain formulir aplikasi permohonan yang harus diisi oleh calon nasabah, ada beberapa dokumen yang harus diisi pula seperti kartu contoh tanda tangan (specimen), slip penyetoran, data password dan surat khusus lainnya bila ada
Data calon nasabah yang sudah lengkap kemudian di entri oleh customer service ke dalam file nasabah (master file nasabah), setelah selesai, kemudian customer service menyiapkan buku tabungan dan memberikan nomor rekening tabungan atas nama penabung yang bersangkutan, setelah itu buku tabungannya diserahkan kembali beserta kartu indentitas penabung dan slip penyetoran tabungan yang berisikan inisial deposit, untuk diserahkan kepada TELLER. Setelah proses diatas selesai secara keseluruhan maka TELLER akan mencetak nama nasabah tersebut pada buku tabungannya, kemudian menyerahkan kembali kepada penabung.
2. Proses Penyetoran Uang untuk Tabungan SIMONA.
Penabung mengisi slip penyetoran yang telah tersedia di front office, yang kemudian menyerahkan slip tersebut pada TELLER beserta uang yang akan disetorkan. TELLER menerima slip tersebut kemudian mencocokan jumlah yang tertera pada slip penyetoran dengan uang yang akan disetorkan. Setelah itu data mengenai jumlah uang yang akan disetorkan di entri ke computer ke dalam file penabung, kemudian mencetak data tabungan tersebut pada buku tabungan, setelah selesai buku tabungan diserahkan kembali pada nasabah yang bersangkutan, sedangkan slip penyetoran disimpan sebagai arsip atau bukti penyetoran untuk pihak bank sendiri.
3. Proses Penarikan Uang untuk Tabungan SIMONA.
Penabung mengisi slip penarikan yang ada di front office untuk sejumlah uang yang akan diambil, kemudian penabung menyerahkan slip tersebut beserta buku tabungan kepada TELLER. Setelah itu TELLER mencocokan tanda tangan yang ada pada slip penarikan dengan specimen yang ada pada bank tersebut.
Setelah proses di atas selesai secara keseluruhan, TELLER kemudian mengentrikan data tabungan tersebut ke komputer dan mencetak jumlah transaksi pada buku tabungan, kemudian buku tabungan diserahkan kepada nasabah beserta uang yang akan ditarik oleh nasabah tersebut. Sedangkan slip penarikan disimpan sebagai arsip atau bukti penarikan untuk pihak bank.
4. Proses Penutupan Rekening Tabungan SIMONA.
Penabung mengisi slip tabungan untuk penarikan dengan tulisan “TUTUP REKENING” yang kemudian slip tersebut beserta buku tabungan diserahkan kepada TELLER untuk diproses.
Kemudian TELLER mencari data yang sesuai dengan buku tabungan yang diberikan oleh nasabah tersebut. Setelah data nasabah tersebut diproses, maka tahap berikutnya adalah memberikan sejumlah saldo uang yang tersisa pada bank kepada nasabah, dimana saldo akhir yang ada dikurangi dengan biaya administrasi untuk tutup rekening sebesar Rp. 50.000,-. Sedangkan buku tabungan yang ada, sudah dianggap tidak berlaku lagi dan menjadi milik bank.
C. TUGAS.
Tugas saudara sebagai sistem analis adalah membuat suatu bentuk prosedur sistem berjalan di atas, dalam bentuk maket diagram (DFD), mulai dari diagram konteks, diagram nol, kemudian dilanjutkan dengan membuat KAMUS DATA nya…GOOD LUCK.
Rabu, 19 Januari 2011
Senin, 17 Januari 2011
KONSEP KAMUS DATA
KAMUS DATA adalah suatu daftar data elemen yang terorganisir dengan definisi yang tetap dan sesuai dengan sistem, sehingga user dan analis sistem mempunyai pengertian yang sama tentang input, output, dan komponen data strore.
Pembentukan KAMUS DATA didasarkan atas alur data yang terdapat pada DFD. Alur data pada DFD ini bersifat global, dalam arti hanya menunjukan nama alur datanya tanpa menunjukan struktur dari alur data itu. Untuk menunjukan struktur dari alur data secara terinci maka dibentuklah kamus data yang didasarkan pada alur data di dalam DFD.
Pendefinisian Data Elemen Dalam Kamus Data
Kamus data mendefinisikan data elemen dengan cara :
1. Menguraikan arti dari alur data dan data store dalam DFD
2. Menguraikan komposisi paket data pada alur data ke dalam alur yang lebih elementary (kecil)
contoh : alamat langganan yang terdiri dari nama jalan, kota dan kode pos.
3. Menguraikan komposisi paket data dalam data store.
4. Menspesifikasikan nilai dan unit informasi dalam alur data dan data store.
5. Menguraikan hubungan yang terinci antara data strore dalam suatu
entity relationship diagram (ERD)
CONTOH KAMUS DATA
TOP HEADER.
NOMOR+NAMA_LANGGANAN+ALAMAT+ TANGGAL_ORDER+UNTUK_DIKIRIM_PADA_TANG-GAL+ ALAMAT_PENGIRIMAN
NOMOR = *nomor order terdiri dari 8 digit*
ISI.
NO+NAMA_BARANG+NOMOR_BARANG+ JUMLAH_BARANG+ HARGA_SATUAN+JUMLAH
NO = *Nomor unit dari barang yang diorder*
*maksimum 10 macam setiap order formulir*
NOMOR_BARANG = * 10 digit *
HARGA_SATUAN = * dalam rupiah*
FOOTER.
TOTAL+DISCOUNT+PAJAK+TOTAL_AKHIR
TOTAL = *Total dari jumlah barang yang diorder*
DISCOUNT = *Jumlah potongan yang dibentuk untuk pembelian > 3 macam*
PAJAK = *Jumlah pajak penjualan yang harus dibayar oleh langganan*
*Total dikali persentase pajak penjualan*
TOTAL_AKHIR = *Jumlah yang harus dibayar oleh langganan*
*Total ditambah pajak dikurang discount*
Pembentukan KAMUS DATA didasarkan atas alur data yang terdapat pada DFD. Alur data pada DFD ini bersifat global, dalam arti hanya menunjukan nama alur datanya tanpa menunjukan struktur dari alur data itu. Untuk menunjukan struktur dari alur data secara terinci maka dibentuklah kamus data yang didasarkan pada alur data di dalam DFD.
Pendefinisian Data Elemen Dalam Kamus Data
Kamus data mendefinisikan data elemen dengan cara :
1. Menguraikan arti dari alur data dan data store dalam DFD
2. Menguraikan komposisi paket data pada alur data ke dalam alur yang lebih elementary (kecil)
contoh : alamat langganan yang terdiri dari nama jalan, kota dan kode pos.
3. Menguraikan komposisi paket data dalam data store.
4. Menspesifikasikan nilai dan unit informasi dalam alur data dan data store.
5. Menguraikan hubungan yang terinci antara data strore dalam suatu
entity relationship diagram (ERD)
CONTOH KAMUS DATA
TOP HEADER.
NOMOR+NAMA_LANGGANAN+ALAMAT+ TANGGAL_ORDER+UNTUK_DIKIRIM_PADA_TANG-GAL+ ALAMAT_PENGIRIMAN
NOMOR = *nomor order terdiri dari 8 digit*
ISI.
NO+NAMA_BARANG+NOMOR_BARANG+ JUMLAH_BARANG+ HARGA_SATUAN+JUMLAH
NO = *Nomor unit dari barang yang diorder*
*maksimum 10 macam setiap order formulir*
NOMOR_BARANG = * 10 digit *
HARGA_SATUAN = * dalam rupiah*
FOOTER.
TOTAL+DISCOUNT+PAJAK+TOTAL_AKHIR
TOTAL = *Total dari jumlah barang yang diorder*
DISCOUNT = *Jumlah potongan yang dibentuk untuk pembelian > 3 macam*
PAJAK = *Jumlah pajak penjualan yang harus dibayar oleh langganan*
*Total dikali persentase pajak penjualan*
TOTAL_AKHIR = *Jumlah yang harus dibayar oleh langganan*
*Total ditambah pajak dikurang discount*
KONSEP DATA FLOW DIAGRAM
DATA FLOW DIAGRAM
Suatu network yang menggambarkan suatu system automat, manual atau gabungan dari keduanya, yang penggambarannya disusun dalam bentuk komponen system yang saling berhubungan sesuai dengan aturan mainnya.
SIMBOL-SIMBOL DATA FLOW DIAGRAM
EXTERNAL ENTITY
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan asal / tujuan data.
PROSES
Simbol ini digunakan untuk proses pengolahan/transformasi data.
DATA FLOW
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan aliran data yang berjalan.
DATA STORE
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan data flow yang sudah disimpan/diarsipkan.
ATURAN MAIN DATA FLOW DIAGRAM
1. Di dalam data flow diagram (DFD) tidak boleh menghubungkan antara EXTERNAL ENTITY dengan EXTERNAL ENTITY lainnya secara langsung.
2. Di dalam data flow diagram (DFD) tidak boleh menghubungkan antara DATA STORE dengan DATA STORE lainnya secara langsung.
3. Di dalam data flow diagram (DFD) tidak boleh menghubungan antara DATA STORE dengan EXTERNAL ENTITY atau sebaliknya secara langsung.
4. Setiap proses harus ada DATA FLOW yang masuk dan ada DATA FLOW yang keluar.
TAHAPAN PROSES PEMBUATAN DATA FLOW DIAGRAM
Tahap-tahap di dalam proses pembuatan data flow diagram dibagi menjadi 3(tiga) tingkat konstruksi DFD yaitu sebagai berikut :
1. Buat DIAGRAM KONTEKS (Level 1)
Diagram KONTEKS dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang akan diproses atau dengan kata lain, diagram konteks dibuat untuk menggambarkan sistem secara umum atau global dari keseluruhan sistem yang ada
2. Buat DIAGRAM NOL (Level 0)
Diagram NOL dibuat untuk menggambarkan tahap-tahap proses yang ada di dalam DIAGRAM KONTEKS.
3. Buat DIAGRAM DETAIL
Diagram DETAIL ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih detail lagi dari tahapan proses yang ada di dalam DIAGRAM NOL.
CARA MEMBUAT DATA FLOW DIAGRAM
1. Mulai dari yang umum sampai dengan detail (TOP DOWN ANALISYS)
2. Jabarkan proses sedetail mungkin, sampai tidak bisa di uraikan lagi
3. Pelihara konsistensi antar proses yang terjadi di dalam data flow diagram
4. Berikan LABEL yang bermakna
Nama untuk DATA FLOW
Nama untuk PROSES
Nama untuk DATA STORE
Nama untuk EXTERNAL ENTITY
Suatu network yang menggambarkan suatu system automat, manual atau gabungan dari keduanya, yang penggambarannya disusun dalam bentuk komponen system yang saling berhubungan sesuai dengan aturan mainnya.
SIMBOL-SIMBOL DATA FLOW DIAGRAM
EXTERNAL ENTITY
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan asal / tujuan data.
PROSES
Simbol ini digunakan untuk proses pengolahan/transformasi data.
DATA FLOW
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan aliran data yang berjalan.
DATA STORE
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan data flow yang sudah disimpan/diarsipkan.
ATURAN MAIN DATA FLOW DIAGRAM
1. Di dalam data flow diagram (DFD) tidak boleh menghubungkan antara EXTERNAL ENTITY dengan EXTERNAL ENTITY lainnya secara langsung.
2. Di dalam data flow diagram (DFD) tidak boleh menghubungkan antara DATA STORE dengan DATA STORE lainnya secara langsung.
3. Di dalam data flow diagram (DFD) tidak boleh menghubungan antara DATA STORE dengan EXTERNAL ENTITY atau sebaliknya secara langsung.
4. Setiap proses harus ada DATA FLOW yang masuk dan ada DATA FLOW yang keluar.
TAHAPAN PROSES PEMBUATAN DATA FLOW DIAGRAM
Tahap-tahap di dalam proses pembuatan data flow diagram dibagi menjadi 3(tiga) tingkat konstruksi DFD yaitu sebagai berikut :
1. Buat DIAGRAM KONTEKS (Level 1)
Diagram KONTEKS dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang akan diproses atau dengan kata lain, diagram konteks dibuat untuk menggambarkan sistem secara umum atau global dari keseluruhan sistem yang ada
2. Buat DIAGRAM NOL (Level 0)
Diagram NOL dibuat untuk menggambarkan tahap-tahap proses yang ada di dalam DIAGRAM KONTEKS.
3. Buat DIAGRAM DETAIL
Diagram DETAIL ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih detail lagi dari tahapan proses yang ada di dalam DIAGRAM NOL.
CARA MEMBUAT DATA FLOW DIAGRAM
1. Mulai dari yang umum sampai dengan detail (TOP DOWN ANALISYS)
2. Jabarkan proses sedetail mungkin, sampai tidak bisa di uraikan lagi
3. Pelihara konsistensi antar proses yang terjadi di dalam data flow diagram
4. Berikan LABEL yang bermakna
Nama untuk DATA FLOW
Nama untuk PROSES
Nama untuk DATA STORE
Nama untuk EXTERNAL ENTITY
Rabu, 12 Januari 2011
STUDI KASUS SISTEM (3)
SISTEM PENERIMAAN NASABAH BARU
POLIS ASURANSI JIWA PT. DANAMON LIFE
A. Skenario Sistem
Usaha perasuransian dewasa ini tumbuh dan berkembang dengan pesat. Dimana-mana kita lihat berbagai nama perusahaan asuransi. Hal ini disebabkan sudah banyak masyarakat Indonesia yang mulai mengerti manfaat mengikuti asuransi bagi dirinya. Seiring juga dengan kemajuan pembangunan yang telah berhasil dicapai oleh pemerintah dewasa ini yang hasilnya seudah banyak kita rasakan.
Memperhatikan hal-hal tersebut di atas makapemilik dari Danamon grup yaitu bapak Usman Atmajaya beserta dewan komisarisnya melakukan deversifikasi usaha yaitu pengembangan usaha dengan memulai usaha di bidang perasuransian. Sekitar tahun 2006 mulai dioperasikannya PT. Asuransi Kerugian DANAMON (Danamon Insurance), yang mana tujuannya adalah untuk melindungi dan menjamin harta milik nasabah yang menjadi kliennya. Setelah berjalan kurang lebih 4 tahun, terlihat bahwa perusahaan ini berkembang cukup pesat. Pihak pemilik DANAMON GRUP yang tanggap terhadap situasi dunia usaha, melihat kemungkinan lain untuk dikembangkannya usaha perasuransian ini, yaitu dengan melakukan deversifikasi usaha dalam bidang yang sama namun dengan objek tujuan yang berbeda.
Kemungkinan tersebut dapat diwujudkan setelah mulai dioperasikannya PT.Asuransi Jiwa DANAMON LIFE sekitar Maret 2006. Berdirinya DANAMON LIFE dikukuhkan dengan surat izin usaha dari Departemen Keuangan dengan Surat Keputusan No.222/KM/13/2006 tertanggal 30 Maret 2006. Pada awal mulai berdirinya, DANAMON LIFE masih menjadi satu dengan PT.ASURANSI KERUGIAN DANAMON, baik dalam garis kepemimpinan maupun dalam dukungan fasilitasnya.
Pada mulanya kegiatan operasional DANAMON LIFE dilakukan di gedung DANAMON ASURANSI Jl.HR. Rasuna Said Kav. C/8 Lantai 6 untuk seluruh bagiannya. Sekarang ini PT.Asuransi Jiwa Danamon Life yang mulai berkembang di usianya yang relatif muda ini masih tetap mendapat dukungan pendanaan dari BANK DANAMON, dalam melakukan operasionalnya. DANAMON LIFE didukung oleh kurang lebih 50 karyawan yang melakukan tugas sesuai dengan spesialisasinya.
Tujuan utama dari perusahaan ini adalah untuk memberikan kemungkinan pada kliennya, baik perorangan maupun karyawan perusahaan suatu perlindungan dan pengamanan terhadap standar kehidupan keluarganya melalui program asuransi yang memberikan nilai tinggi dengan harga yang sangat bersaing.
B. Prosedur Sistem yang Berjalan
Sistem penerimaan nasabah baru polis asuransi jiwa pada PT.DANAMON LIFE mempunyai prosedur yang hampir sama dengan perusahaan-perusahaan serupa yang bergerak dalam bidang asuransi, khususnya tentang penerimaan nasabah baru polis asuransi, dimana perkembangan asuransi semakin lama semakin meningkat sesuai dengan kemajuan zaman.
Adapun mengenai prosedur sistem berjalan tentang sistem penerimaan nasabah baru polis asuransi jiwa pada PT.DANAMON LIFE adalah sebagai berikut :
1. Calon nasabah akan mendapat proposal polis asuransi jiwa dari bagian marketing, sebagai bahan pertimbangan untuk persyaratan menjadi nasabah PT.DANAMON LIFE.
2. Calon nasabah akan mengisi formulir aplikasi pendaftaran atau surat permohonan asuransi yang diberikan oleh bagian marketing sebagai data aplikasi nasabah.
3. Calon nasabah akan menyerahkan formulir aplikasi pendaftaran pada bagian marketing, yang kemudian nantinya akan diserahkan ke bagian underwriting & policy issue section dalam sistem tersebut bersamaan dengan laporan dari bagian marketing.
4. Dari hasil pendaftaran tersebut calon nasabah akan melakukan transaksi pembayaran premi I sebesar uang pertanggungannya kepada bagian marketing, dan bagian marketing akan membuat bukti pembayaran sementara sebanyak 3(tiga) lembar yang nantinya akan diserahkan kepada underwriting & policy issue section, bagian finance devision dan calon nasabah yang bersangkutan sebagai bukti pembayaran.
5. Dari hasil proses pembayaran, bagian underwriting & policy issue section akan membuat surat pengantar kesehatan yang akan diberikan kepada calon nasabah untuk check-up ke klinik yang telah ditentukan oleh PT.DANAMON LIFE.
6. Calon nasabah akan menyerahkan hasil check-up kesehatan dalam amplop tertutup kemudian diserahkan kepada bagian marketing untuk di check kebenarannya yang nantinya akan diserahkan kembali ke bagian underwriting & policy issue section untuk di evaluasi sebagai bahan pertimbangan untuk menjadi nasabah polis asuransi jiwa PT.DANAMON LIFE.
7. Dari semua hasil laporan tersebut bagian underwriting dan policy issue section akan mempertimbangkan kelayakan seseorang untuk ditanggung menjadi nasabah polis asuransi jiwa Danamon Life. Apabila orang tersebut tidak layak menjadi nasabah asuransi jiwa, maka semua aplikasi pendaftaran dan pembayaran premi I akan dikembalikan lagi ke calon nasabah yang bersangkutan.
8. Akan tetapi apabila calon nasabah tersebut diterima serta layak menjadi nasabah polis asuransi jiwa Danamon Life maka bagian underwriting akan membuat surat keterangan pemberitahuan tentang disetujuinya calon nasabah tersebut, sekaligus menyaipakn polis asuransi dan ketentuan-ketentuan lainnya. Setelah selesai kemudian polis asuransi, surat dan yang lainnya dijilid rapih menjadi satu.
9. Setelah polis siap, sebelum diserahkan kepada calon nasabah. Polis tersebut akan dilaporkan kepada manager underwriting untuk diperiksa ulang dan kemudian akan memberikan cap tanggal pada halaman data polis, serta ditanda tangani, kemudian diserahkan kepada register staf untuk diserahkan kembali ke bagian underwriting dan copynya disimpan sebagai arsip.
10. Setelah polis tersebut ditanda tangani oleh manager underwriting serta diserahkan kembali ke bagian underwriting kemudian polis tersebut di cap serta ditanda tangani oleh pimpinan perusahaan (direktur) sebagai tanda bahwa polis tersebut sudah disetujui.
11. Setelah proses di atas selesai, maka polis tersebut siap untuk diberikan kepada calon nasabah bersamaan dengan kwitansi asli yang diserahkan melalui bagian marketing. Dari hasil pemberian polis tersebut maka bagian marketing mendapat copy kwitansi asli dari nasabah yang nantinya digunakan sebagai bukti untuk bagian marketing bahwa polis tersebut sudah diserahkan.
Demikian bisnis proses yang terjadi pada Sistem Penerimaan Nasabah Baru Polis Asuransi Jiwa PT. DANAMON LIFE
POLIS ASURANSI JIWA PT. DANAMON LIFE
A. Skenario Sistem
Usaha perasuransian dewasa ini tumbuh dan berkembang dengan pesat. Dimana-mana kita lihat berbagai nama perusahaan asuransi. Hal ini disebabkan sudah banyak masyarakat Indonesia yang mulai mengerti manfaat mengikuti asuransi bagi dirinya. Seiring juga dengan kemajuan pembangunan yang telah berhasil dicapai oleh pemerintah dewasa ini yang hasilnya seudah banyak kita rasakan.
Memperhatikan hal-hal tersebut di atas makapemilik dari Danamon grup yaitu bapak Usman Atmajaya beserta dewan komisarisnya melakukan deversifikasi usaha yaitu pengembangan usaha dengan memulai usaha di bidang perasuransian. Sekitar tahun 2006 mulai dioperasikannya PT. Asuransi Kerugian DANAMON (Danamon Insurance), yang mana tujuannya adalah untuk melindungi dan menjamin harta milik nasabah yang menjadi kliennya. Setelah berjalan kurang lebih 4 tahun, terlihat bahwa perusahaan ini berkembang cukup pesat. Pihak pemilik DANAMON GRUP yang tanggap terhadap situasi dunia usaha, melihat kemungkinan lain untuk dikembangkannya usaha perasuransian ini, yaitu dengan melakukan deversifikasi usaha dalam bidang yang sama namun dengan objek tujuan yang berbeda.
Kemungkinan tersebut dapat diwujudkan setelah mulai dioperasikannya PT.Asuransi Jiwa DANAMON LIFE sekitar Maret 2006. Berdirinya DANAMON LIFE dikukuhkan dengan surat izin usaha dari Departemen Keuangan dengan Surat Keputusan No.222/KM/13/2006 tertanggal 30 Maret 2006. Pada awal mulai berdirinya, DANAMON LIFE masih menjadi satu dengan PT.ASURANSI KERUGIAN DANAMON, baik dalam garis kepemimpinan maupun dalam dukungan fasilitasnya.
Pada mulanya kegiatan operasional DANAMON LIFE dilakukan di gedung DANAMON ASURANSI Jl.HR. Rasuna Said Kav. C/8 Lantai 6 untuk seluruh bagiannya. Sekarang ini PT.Asuransi Jiwa Danamon Life yang mulai berkembang di usianya yang relatif muda ini masih tetap mendapat dukungan pendanaan dari BANK DANAMON, dalam melakukan operasionalnya. DANAMON LIFE didukung oleh kurang lebih 50 karyawan yang melakukan tugas sesuai dengan spesialisasinya.
Tujuan utama dari perusahaan ini adalah untuk memberikan kemungkinan pada kliennya, baik perorangan maupun karyawan perusahaan suatu perlindungan dan pengamanan terhadap standar kehidupan keluarganya melalui program asuransi yang memberikan nilai tinggi dengan harga yang sangat bersaing.
B. Prosedur Sistem yang Berjalan
Sistem penerimaan nasabah baru polis asuransi jiwa pada PT.DANAMON LIFE mempunyai prosedur yang hampir sama dengan perusahaan-perusahaan serupa yang bergerak dalam bidang asuransi, khususnya tentang penerimaan nasabah baru polis asuransi, dimana perkembangan asuransi semakin lama semakin meningkat sesuai dengan kemajuan zaman.
Adapun mengenai prosedur sistem berjalan tentang sistem penerimaan nasabah baru polis asuransi jiwa pada PT.DANAMON LIFE adalah sebagai berikut :
1. Calon nasabah akan mendapat proposal polis asuransi jiwa dari bagian marketing, sebagai bahan pertimbangan untuk persyaratan menjadi nasabah PT.DANAMON LIFE.
2. Calon nasabah akan mengisi formulir aplikasi pendaftaran atau surat permohonan asuransi yang diberikan oleh bagian marketing sebagai data aplikasi nasabah.
3. Calon nasabah akan menyerahkan formulir aplikasi pendaftaran pada bagian marketing, yang kemudian nantinya akan diserahkan ke bagian underwriting & policy issue section dalam sistem tersebut bersamaan dengan laporan dari bagian marketing.
4. Dari hasil pendaftaran tersebut calon nasabah akan melakukan transaksi pembayaran premi I sebesar uang pertanggungannya kepada bagian marketing, dan bagian marketing akan membuat bukti pembayaran sementara sebanyak 3(tiga) lembar yang nantinya akan diserahkan kepada underwriting & policy issue section, bagian finance devision dan calon nasabah yang bersangkutan sebagai bukti pembayaran.
5. Dari hasil proses pembayaran, bagian underwriting & policy issue section akan membuat surat pengantar kesehatan yang akan diberikan kepada calon nasabah untuk check-up ke klinik yang telah ditentukan oleh PT.DANAMON LIFE.
6. Calon nasabah akan menyerahkan hasil check-up kesehatan dalam amplop tertutup kemudian diserahkan kepada bagian marketing untuk di check kebenarannya yang nantinya akan diserahkan kembali ke bagian underwriting & policy issue section untuk di evaluasi sebagai bahan pertimbangan untuk menjadi nasabah polis asuransi jiwa PT.DANAMON LIFE.
7. Dari semua hasil laporan tersebut bagian underwriting dan policy issue section akan mempertimbangkan kelayakan seseorang untuk ditanggung menjadi nasabah polis asuransi jiwa Danamon Life. Apabila orang tersebut tidak layak menjadi nasabah asuransi jiwa, maka semua aplikasi pendaftaran dan pembayaran premi I akan dikembalikan lagi ke calon nasabah yang bersangkutan.
8. Akan tetapi apabila calon nasabah tersebut diterima serta layak menjadi nasabah polis asuransi jiwa Danamon Life maka bagian underwriting akan membuat surat keterangan pemberitahuan tentang disetujuinya calon nasabah tersebut, sekaligus menyaipakn polis asuransi dan ketentuan-ketentuan lainnya. Setelah selesai kemudian polis asuransi, surat dan yang lainnya dijilid rapih menjadi satu.
9. Setelah polis siap, sebelum diserahkan kepada calon nasabah. Polis tersebut akan dilaporkan kepada manager underwriting untuk diperiksa ulang dan kemudian akan memberikan cap tanggal pada halaman data polis, serta ditanda tangani, kemudian diserahkan kepada register staf untuk diserahkan kembali ke bagian underwriting dan copynya disimpan sebagai arsip.
10. Setelah polis tersebut ditanda tangani oleh manager underwriting serta diserahkan kembali ke bagian underwriting kemudian polis tersebut di cap serta ditanda tangani oleh pimpinan perusahaan (direktur) sebagai tanda bahwa polis tersebut sudah disetujui.
11. Setelah proses di atas selesai, maka polis tersebut siap untuk diberikan kepada calon nasabah bersamaan dengan kwitansi asli yang diserahkan melalui bagian marketing. Dari hasil pemberian polis tersebut maka bagian marketing mendapat copy kwitansi asli dari nasabah yang nantinya digunakan sebagai bukti untuk bagian marketing bahwa polis tersebut sudah diserahkan.
Demikian bisnis proses yang terjadi pada Sistem Penerimaan Nasabah Baru Polis Asuransi Jiwa PT. DANAMON LIFE
Jumat, 31 Desember 2010
SELAMAT TAHUN BARU 2011
Bismillahirrohmannirrohim...Ass.wr.wb, salam sejahtera.
SELAMAT TAHUN BARU 2011
Saya do'a kan, siapapun yang membaca BLOG ini, anda & keluarga selalu mendapat kebahagiaan dan kesehatan serta limpahan rezeki dari ALLAH SWT.
Sambut Tahun 2011 dengan semangat baru dan dapatkan 1 tahun kebahagiaan, 12 bulan kedamaian, 365 hari kegembiraan, 8760 jam kasih sayang, 525600 menit CINTA, 31536000 detik persahabatan. HAVE A NICE DAY
Salam hangat
Tata Sutabri & Keluarga
SELAMAT TAHUN BARU 2011
Saya do'a kan, siapapun yang membaca BLOG ini, anda & keluarga selalu mendapat kebahagiaan dan kesehatan serta limpahan rezeki dari ALLAH SWT.
Sambut Tahun 2011 dengan semangat baru dan dapatkan 1 tahun kebahagiaan, 12 bulan kedamaian, 365 hari kegembiraan, 8760 jam kasih sayang, 525600 menit CINTA, 31536000 detik persahabatan. HAVE A NICE DAY
Salam hangat
Tata Sutabri & Keluarga
Senin, 20 Desember 2010
STUDI KASUS SISTEM (2)
SISTEM INVENTORI dan PENJUALAN ALAT-ALAT LISTRIK
PADA PT. BINA PERKASA
A. Latar Belakang
PT. Bina Perkasa merupakan suatu perusahaan perdagangan yang bergerak di bidang penjualan alat-alat listrik. Perusahaan ini sudah cukup berkembang. Hal ini dapat dilihat dari besarnya wilayah dagang yang dapat dikuasai yaitu seluas 4 (empat) provinsi yang terdiri dari :
1. Provinsi Lampung
2. Provinsi Jawa Tengah
3. Provinsi Jawa Barat
4. Provinsi DKI Jakarta
Untuk dapat memperoleh untung, perusahaan ini membeli barang langsung dari importir dan pabrik. Pesaingan dalam usaha perdagangan membuat perusahaan ini harus dapat menjaga perputaran stock yang cepat dan dalam tingkat yang tinggi. Untuk mencapai itu perusahaan harus dapat melayani order yang masuk dengan cepat pula. Selain itu keuntungan yang diperoleh ditunjang pula oleh sistem pengiriman yang mandiri, artinya pengiriman barang dilakukan sendiri oleh perusahaan dan dengan kendaraan milik perusahaan sendiri.
Usaha mempertahankan langganannya melalui pemberian potongan berdasarkan besar nilai order dari tiap langganannya, dan selain itu pula perusahaan bermaksud pula memberikan kredit kepada para langganannya.
B. Problem yang dihadapi
Dari hasil wawancara yang sudah dilakukan dengan pimpinan PT. Bina Perkasa, maka dapat diketahui masalah yang dihadapi oleh perusahaan tersebut di dalam mengelola manajemen kerja yang ada selama ini, yaitu :
1. KETERLAMBATAN MELAYANI ORDER
Hal ini tidak sesuai dengan keinginan pimpinan yang menghendaki order harus dapat dilayani pada hari yang sama, yaitu dalam waktu 48 jam. Keterlambatan ini karena jumlah order yang masuk cukup banyak, disamping itu jumlah jenis barang dari tiap order juga banyak. Order ini harus di olah satu persatu dari tiap jenisnya, sehingga pengolahan dari tiap order juga banyak. Order ini harus diolah satu per satu dari tiap jenisnya, sehingga pengolahan dari tiap order memakan waktu yang lama. Ini berarti bahwa orser yang masuk tidak mungkin dapat diselesaikan pada waktu yang sama, keterlambatan pelayanan kurang berpengaruh pada order yang masuk melalui salesman, tetapi besar pengaruhnya bagi order yang masuk secara langsung dari langganan, karena mereka akan pergi ke grosir lain apabila ia tidak segera di layani. Hal ini dilakukan mengingat betapa berharganya waktu.
2. SERING KEHABISAN STOK
Sukses tidaknya usaha perdagangan tergantung kepada kesanggupan melayani langganan. Kesanggupan melayani langganan tidak terlepas dari ada atau tidak adanya barang yang diinginkan. Hal ini berarti bahwa order harus dilayani sesuai dengan permintaan. Kenyataan hal ini belum dapat dilaksanakan oleh PT. Bina Perkasa. Perusahaan sering kehabisan stok, sehingga order yang masuk tidak dapat dilayani. Dari order yang masuk, order yang tidak dapat dilayani karena kehabisan stok cukup banyak dan belum dapat diatasi. Dengan demikian order-order yang tidak terlayani ini tidak akan diproses lebih lanjut dan cendrung akan hilang.
C. Prosedur Sistem yang Berjalan
Order yang diterima dari pelanggan tiap hari bermacam-macam yaitu, melalui surat, telpon, ada yang secara langsung atau ada pula yang melalui salesman. Pelanggan yang belum dikenal oleh petugas bagian penerima order dicek di dalam daftar nama pelanggan. Bila timbul keragu-raguan mengenai kredibilitas pelanggan, maka order tersebut akan diteruskan keseksi pengontrol kredit untuk disahkan atau dinyatakan valid.
Jenis barang yang disorder akan disaring dari kemungkinan tidak dilayani. Tidak dapat dilayani ini disebabkan oleh karena PT.Bina Perkasa tidak menjual barang tersebut. Juga karena jumlah yang disorder tidak memenuhi syarat. Bila order tersebut dapat dilayani maka dokumen-dokumennya dikirim ke seksi pengontrol stok. Dokumen dari barang yan bisa di order tersebut ada 2 jenis yaitu :
1. Dokumen order dari langganan yaitu dokumen yang diterima tidak melalui telpon
2. Dokumen internal yaitu dokumen yang disediakan oleh PT.Bina Perkasa, karena order yang masuk diterima melalui telpon
Seksi pengontrol stok mengubah jumlah barang yang di order sesuai dengan persediaan yang ada, juga memasukkan stok baru ke dalam persediaan penjualan harian yang sama.
Bila ada order yang tidak dapat dilayani pada hari ini, maka cendrung akan hilang, karena belum ada cara efektif untuk menangani mereka. Kelemahan lain dari system yang sedang berjalan saat ini adalah tidak tepatnya alokasi stok, hal ini disebabkan oleh kurangnya waktu mengurus hal tersebut, karena banyaknya order yang harus dilayani.
Order-order yang telah diperiksa mengenai jumlah barang, diteruskan keseksi harga, dalam hal ini dijelaskan harga masing-masing barang. Untuk masing-masing barang diberikan discount dan pajak penjualan. Dokumen order yang masuk dicopy sebanyak 5 kali untuk membuat invoice, arsip bagian penerima order, untuk bagian keuangan, bagian pengiriman barang dan bukti penerimaan barang yang ditanda tangani oleh pelanggan.
Dokumen order yang dicopy sebanyak 5(lima) kali, pemakaiannya dapat diperinci sebagai berikut:
1. Invoice dikirim ke pelanggan
2. Bagian penerima order difilekan untuk referensi atau arsip
3. Bagian keuangan meng-update buku besar pelanggan
4. Bagian pengiriman dikirim ke bagian pengiriman barang
5. Bukti penerimaan barang dikirim kepada pelanggan lewat bagian pengiriman barang
Setiap akhir bulan, bagian keuangan mengupdate semua ledger dan membuat laporan penjualan. Rekening setiap pelanggan diperiksa dengan teliti dan bagi pelanggan yang berhutang atau lalai, informasinya akan diteruskan ke seksi pengontrol kredit bila dianggap perlu. Bagian pengiriman barang akan mensort semua perintah pengiriman barang ke bacth-bacth pengiriman untuk pengepakan barang dan selanjutnya menyerahkannya bersama bukti penerimaan barang kepada bagian pengiriman barang.
Bagian penjualan akhirnya menerima copy penjualan dari bagian order untuk keperluan analisa penjualan. Analisa penjualan memerlukan waktu proses yang lama, karenanya sampai sekarang hanya analisa-analisa penjualan yang biasa saja yang dibuat.
D. TUGAS
Anda sebagai seorang SISTEM ANALIS diminta untuk membantu membuatkan suatu prosedur atau bisnis proses dari sistem tersebut dalam bentuk DATA FLOW DIAGRAM (DFD).
PADA PT. BINA PERKASA
A. Latar Belakang
PT. Bina Perkasa merupakan suatu perusahaan perdagangan yang bergerak di bidang penjualan alat-alat listrik. Perusahaan ini sudah cukup berkembang. Hal ini dapat dilihat dari besarnya wilayah dagang yang dapat dikuasai yaitu seluas 4 (empat) provinsi yang terdiri dari :
1. Provinsi Lampung
2. Provinsi Jawa Tengah
3. Provinsi Jawa Barat
4. Provinsi DKI Jakarta
Untuk dapat memperoleh untung, perusahaan ini membeli barang langsung dari importir dan pabrik. Pesaingan dalam usaha perdagangan membuat perusahaan ini harus dapat menjaga perputaran stock yang cepat dan dalam tingkat yang tinggi. Untuk mencapai itu perusahaan harus dapat melayani order yang masuk dengan cepat pula. Selain itu keuntungan yang diperoleh ditunjang pula oleh sistem pengiriman yang mandiri, artinya pengiriman barang dilakukan sendiri oleh perusahaan dan dengan kendaraan milik perusahaan sendiri.
Usaha mempertahankan langganannya melalui pemberian potongan berdasarkan besar nilai order dari tiap langganannya, dan selain itu pula perusahaan bermaksud pula memberikan kredit kepada para langganannya.
B. Problem yang dihadapi
Dari hasil wawancara yang sudah dilakukan dengan pimpinan PT. Bina Perkasa, maka dapat diketahui masalah yang dihadapi oleh perusahaan tersebut di dalam mengelola manajemen kerja yang ada selama ini, yaitu :
1. KETERLAMBATAN MELAYANI ORDER
Hal ini tidak sesuai dengan keinginan pimpinan yang menghendaki order harus dapat dilayani pada hari yang sama, yaitu dalam waktu 48 jam. Keterlambatan ini karena jumlah order yang masuk cukup banyak, disamping itu jumlah jenis barang dari tiap order juga banyak. Order ini harus di olah satu persatu dari tiap jenisnya, sehingga pengolahan dari tiap order juga banyak. Order ini harus diolah satu per satu dari tiap jenisnya, sehingga pengolahan dari tiap order memakan waktu yang lama. Ini berarti bahwa orser yang masuk tidak mungkin dapat diselesaikan pada waktu yang sama, keterlambatan pelayanan kurang berpengaruh pada order yang masuk melalui salesman, tetapi besar pengaruhnya bagi order yang masuk secara langsung dari langganan, karena mereka akan pergi ke grosir lain apabila ia tidak segera di layani. Hal ini dilakukan mengingat betapa berharganya waktu.
2. SERING KEHABISAN STOK
Sukses tidaknya usaha perdagangan tergantung kepada kesanggupan melayani langganan. Kesanggupan melayani langganan tidak terlepas dari ada atau tidak adanya barang yang diinginkan. Hal ini berarti bahwa order harus dilayani sesuai dengan permintaan. Kenyataan hal ini belum dapat dilaksanakan oleh PT. Bina Perkasa. Perusahaan sering kehabisan stok, sehingga order yang masuk tidak dapat dilayani. Dari order yang masuk, order yang tidak dapat dilayani karena kehabisan stok cukup banyak dan belum dapat diatasi. Dengan demikian order-order yang tidak terlayani ini tidak akan diproses lebih lanjut dan cendrung akan hilang.
C. Prosedur Sistem yang Berjalan
Order yang diterima dari pelanggan tiap hari bermacam-macam yaitu, melalui surat, telpon, ada yang secara langsung atau ada pula yang melalui salesman. Pelanggan yang belum dikenal oleh petugas bagian penerima order dicek di dalam daftar nama pelanggan. Bila timbul keragu-raguan mengenai kredibilitas pelanggan, maka order tersebut akan diteruskan keseksi pengontrol kredit untuk disahkan atau dinyatakan valid.
Jenis barang yang disorder akan disaring dari kemungkinan tidak dilayani. Tidak dapat dilayani ini disebabkan oleh karena PT.Bina Perkasa tidak menjual barang tersebut. Juga karena jumlah yang disorder tidak memenuhi syarat. Bila order tersebut dapat dilayani maka dokumen-dokumennya dikirim ke seksi pengontrol stok. Dokumen dari barang yan bisa di order tersebut ada 2 jenis yaitu :
1. Dokumen order dari langganan yaitu dokumen yang diterima tidak melalui telpon
2. Dokumen internal yaitu dokumen yang disediakan oleh PT.Bina Perkasa, karena order yang masuk diterima melalui telpon
Seksi pengontrol stok mengubah jumlah barang yang di order sesuai dengan persediaan yang ada, juga memasukkan stok baru ke dalam persediaan penjualan harian yang sama.
Bila ada order yang tidak dapat dilayani pada hari ini, maka cendrung akan hilang, karena belum ada cara efektif untuk menangani mereka. Kelemahan lain dari system yang sedang berjalan saat ini adalah tidak tepatnya alokasi stok, hal ini disebabkan oleh kurangnya waktu mengurus hal tersebut, karena banyaknya order yang harus dilayani.
Order-order yang telah diperiksa mengenai jumlah barang, diteruskan keseksi harga, dalam hal ini dijelaskan harga masing-masing barang. Untuk masing-masing barang diberikan discount dan pajak penjualan. Dokumen order yang masuk dicopy sebanyak 5 kali untuk membuat invoice, arsip bagian penerima order, untuk bagian keuangan, bagian pengiriman barang dan bukti penerimaan barang yang ditanda tangani oleh pelanggan.
Dokumen order yang dicopy sebanyak 5(lima) kali, pemakaiannya dapat diperinci sebagai berikut:
1. Invoice dikirim ke pelanggan
2. Bagian penerima order difilekan untuk referensi atau arsip
3. Bagian keuangan meng-update buku besar pelanggan
4. Bagian pengiriman dikirim ke bagian pengiriman barang
5. Bukti penerimaan barang dikirim kepada pelanggan lewat bagian pengiriman barang
Setiap akhir bulan, bagian keuangan mengupdate semua ledger dan membuat laporan penjualan. Rekening setiap pelanggan diperiksa dengan teliti dan bagi pelanggan yang berhutang atau lalai, informasinya akan diteruskan ke seksi pengontrol kredit bila dianggap perlu. Bagian pengiriman barang akan mensort semua perintah pengiriman barang ke bacth-bacth pengiriman untuk pengepakan barang dan selanjutnya menyerahkannya bersama bukti penerimaan barang kepada bagian pengiriman barang.
Bagian penjualan akhirnya menerima copy penjualan dari bagian order untuk keperluan analisa penjualan. Analisa penjualan memerlukan waktu proses yang lama, karenanya sampai sekarang hanya analisa-analisa penjualan yang biasa saja yang dibuat.
D. TUGAS
Anda sebagai seorang SISTEM ANALIS diminta untuk membantu membuatkan suatu prosedur atau bisnis proses dari sistem tersebut dalam bentuk DATA FLOW DIAGRAM (DFD).
Senin, 13 Desember 2010
STUDI KASUS SISTEM (1)
SISTEM PENERIMAAN SISWA BARU
Pada LEMBAGA PENDIDIKAN AHLI KOMPUTER
A. Skenario Sistem
Pendidikan pada hakikatnya merupakan usaha sadar untuk mengembangkan kepribadian dan kemampuan manusia baik di dalam maupun di luar sekolah. Semua usaha kependidikan yang dilakukan tertuju pada suatu tujuan umum yaitu untuk membantu anak-anak mencapau kedewasaannya sebagai tujuan umum pendidikan, yang mengupayakan agar anak-anak mampu berdiri sendiri di dalam masyarakat sesuai dengan nilai-nilai yang berlaku dilingkungan masyarakat sekitarnya.
Lembaga Pendidikan Ahli Komputer merupakan sebagian kecil dari pendidikan non formal bidang teknologi tinggi khususnya di Indonesia. Lembaga ini didirikan pada tanggal 17 Agustus 2005 dengan SK DIKNAS No.1823/PLSM/VIII/2005. Walau usia dari lembaga ini masih relatif muda, namun sudah memiliki 5(lima) kampus yang berlokasi di wilayah kota Jakarta, yaitu sbb :
1. Lembaga Pendidikan Ahli Komputer Cabang Sudirman
SUMMITMAS BUILDING Kav.302 4th Floor Telp. (021)7609123
2. Lembaga Pendidikan Ahli Komputer Cabang Panjaitan
INTERNATIONAL TOWER 2th floor suite A33/5 Telp. (021) 8856790
3. Lembaga Pendidikan Ahli Komputer Cabang S.Parman
JAKARTA TRADE CENTER 3th floor blok C4 Telp. (021) 6674545
4. Lembaga Pendidikan Ahli Komputer Cabang RE.Martadinata
MARLBORO GRAND PLAZA 3th Floor Kav.88 Telp. (021) 4567887
5. Lembaga Pendidikan Ahli Komputer Cabang MH.Thamrin
WISMA BANK CENTURY 2th floor Suite.A2 Telp. (021) 6231245
Lembaga Pendidikan Ahli Komputer memiliki jumlah kirang lebih 5000 siswa dari 5 Kampus yang ada, 200 orang karyawan dari 700 unit Komputer pentium 4.
Kesadaran akan pentingnya alternatif pendidikan komputer di tengah-tengah sulitnya memasuki jenjang pendidikan tinggi di perguruan tinggi, serta timpangnya jumlah peminat pendidikan computer dengan sarana akademis yang tersedia, membuat lembaga ini tetap berdiri dan membantu program pemerintah dalam menciptakan sumber daya manusia yang terdidik dan terlatih.
Lembaga Pendidikan Ahli Komputer ini dipimpin oleh seorang Direktur Cabang yang mana di dalam menjalankan tugasnya di Bantu oleh beberapa stafnya. Direktur Cabang ini diangkat dan bertanggung jawab kepada Presiden Direktur.
Presiden Direktur dari lembaga tersebut menyadari bahwa pengelolaan manajemen kerja yang ada sekarang ini sudah dirasakan banyak kelemahannya. Oleh karena itu manajemen kerja seperti ini tidak mungkin dipertahankan terus, mengingat jumlah siswa yang terus meningkat, mutu pelayanan yang lebih baik, serta persaingan lembaga pendidikan lainnya dalam mengelola pendidikan luar sekolah tersebut.
Masalah yang sudah dirasakan sekarang ini oleh lembaga pendidikan tersebut adalah :
1. Sulitnya memeriksa atau mengecek prosedur pembayaran dari masing-masing siswa yang tidak sama dalam pilihan materi kursus yang dipilih
2. Informasi yang dibutuhkan oleh pimpinan, penyajiannya masih dirasakan kelemahannya, hal ini disebabkan karena keterlambatan proses dari para stafnya.
Skenario system yang dihadapi oleh Lembaga Pendidikan Ahli Komputer ini merupakan suatu permasalahan yang harus dihadapi untuk menemukan jawabannya. Oleh karena itu anda sebagai seorang SISTEM ANALIS diminta untuk memberikan solusi di dalam membantu pemecahan permasalahan yang dihadapi oleh Lembaga Pendidikan Ahli Komputer tersebut.
B. Prosedur Sistem yang Berjalan
Pada saat penerimaan siswa baru, disini terdapat beberapa prosedur atau bisnis proses yang harus dilaksanakan antara lain adalah :
1. Prosedur Pendaftaran
Membeli formulir pendaftaran
Memperlihatkan tanda bukti diri
Mengisi formulir pendaftaran
Setelah calon siswa baru mengisi formulir pendaftaran yang disediakan oleh bagian administrasi, maka formulir tersebut dikembalikan lagi ke bagian administrasi untuk diperiksa. Biasanya dalam penerimaan siswa baru akan dijelaskan tentang paket program komputer yang ditawarkan.
Misalkan siswa tersebut mau mengikuti program beasiswa, setelah proses pendaftaran selesai siswa tersebut diberikan tanda peserta test, dimana tanda peserta test tersebut berisi kapan waktu penyelenggaraan test akan dilaksanakan. Sedangkan apabila siswa tersebut tidak mengikuti program beasiswa tetapi hanya mengikuti program biasa atau paket regular, siswa hanya diberikan kwitansi pembayaran lunas untuk paket program yang diambil.
Selain itu pula bagi siswa yang mengikuti paket program regular, siswa tersebut tidak harus mengikuti test tapi bisa langsung mengikuti pendidikan komputer pada saat ada kelas yang akan dibuka ataupun kelas yang sedang berjalan, sesuai dengan modul yang diambil oleh siswa tersebut pada saat mendaftar. Setelah bagian administrasi melakukan pemeriksaan, apabila sudah selesai, kemudian lembar formulir pendaftaran disimpan di dalam box file (odner)
2. Prosedur Seleksi
Calon siswa yang mengikuti program beasiswa dan telah memenuhi persyaratan pada saat pendaftaran berhak mengikuti test masuk pada tanggal yang telah ditentukan. Sistem penilaian hasil test beasiswa dilakukan dengan cara manual yaitu dengan manusia yang mengadakan penilaian atau koreksi hasil test, dimana dalam penilaian tersebut terdapat batasan nilai yang sudah ditentukan.
Nilai <= 60 = Beasiswa 40%
60 < nilai <= 75 = Beasiswa 60%
75 < nilai <= 90 = Beasiswa 80%
90 < nilai <= 100 = Beasiswa 100%
Setelah proses seleksi dilaksanakan, maka sehari setelah pelaksanaan test, hasil seleksi diumumkan ke siswa yang mengikuti test seleksi untuk program beasiswa, dan dari hasil tersebut siswa bisa mengetahui berapa persen beasiswa yang didapatkan.
3. Prosedur Daftar Ulang
Setelah siswa dinyatakan LULUS dan mengetahui berapa persen beasiswa yang didapatkan, maka tahap berikutnya siswa harus mendaftar ulang, yang maksudnya adalah untuk mengetahui data calon siswa seperti nama calon siswa, beasiswa yang di dapat, jumlah uang yang harus dibayar, serta hari dan waktu kursus yang dipilih oleh siswa yang bersangkutan. Pembayaran uang kursus dilakukan untuk satu paket. Cara pembayaran dapat dilakukan dengan cara cash atau angsuran. Untuk proses pembayaran angsuran dapat dilakukan sebanyak 2 kali.
Proses pembayaran angsuran hanya dikenakan bagi siswa yang mengikuti program beasiswa, sedangkan untuk siswa yang tidak mengikuti program beasiswa, maka siswa tersebut tidak mendapat fasilitas pembayaran secara angsuran, jadi harus dilakukan dengan cash.
4. Prosedur Pembayaran
Setelah siswa mendaftar ulang dan sudah menentukan hari dan waktu kursusnya, tahap berikutnya, proses pembayaran uang kursus, yang dilakukan di bagian administrasi juga. Dalam proses pembayaran biaya kursus dibagi menjadi 2 macam yaitu :
Pembayaran biaya kursus secara tunai
Pembayaran kursus secara angsuran
Setelah diketahui besar tagihan yang dibebankan pada siswa tersebut, maka bagian administrasi melakukan pencatatan ke dalam buku pelunasan pembayaran, yang kemudian diserahkan kepada siswa. Setelah selesai proses pembayaran maka siswa tersebut, dapat langsung mengikuti pendidikan.
Untu siswa yang membayar biaya kursus secara angsuran, setiap bulannya sudah ditentukan jadwal atau tanggal untuk proses pembayaran berikutnya. Kadang kala ada siswa yang menunggak pembayaran, maka bagian administrasi akan membuatkan surat pemberitahuan yang ditujukan kepada siswa yang menunggak tagihan tersebut.
C. TUGAS
Anda sebagai seorang SISTEM ANALIS diminta untuk membuatkan bentuk maket sistem dari prosedur sistem yang berjalan atau bisnis proses yang ada, dari SISTEM PENERIMAAN SISWA BARU dengan menggunakan DATA FLOW DIAGRAM (DFD).
Pada LEMBAGA PENDIDIKAN AHLI KOMPUTER
A. Skenario Sistem
Pendidikan pada hakikatnya merupakan usaha sadar untuk mengembangkan kepribadian dan kemampuan manusia baik di dalam maupun di luar sekolah. Semua usaha kependidikan yang dilakukan tertuju pada suatu tujuan umum yaitu untuk membantu anak-anak mencapau kedewasaannya sebagai tujuan umum pendidikan, yang mengupayakan agar anak-anak mampu berdiri sendiri di dalam masyarakat sesuai dengan nilai-nilai yang berlaku dilingkungan masyarakat sekitarnya.
Lembaga Pendidikan Ahli Komputer merupakan sebagian kecil dari pendidikan non formal bidang teknologi tinggi khususnya di Indonesia. Lembaga ini didirikan pada tanggal 17 Agustus 2005 dengan SK DIKNAS No.1823/PLSM/VIII/2005. Walau usia dari lembaga ini masih relatif muda, namun sudah memiliki 5(lima) kampus yang berlokasi di wilayah kota Jakarta, yaitu sbb :
1. Lembaga Pendidikan Ahli Komputer Cabang Sudirman
SUMMITMAS BUILDING Kav.302 4th Floor Telp. (021)7609123
2. Lembaga Pendidikan Ahli Komputer Cabang Panjaitan
INTERNATIONAL TOWER 2th floor suite A33/5 Telp. (021) 8856790
3. Lembaga Pendidikan Ahli Komputer Cabang S.Parman
JAKARTA TRADE CENTER 3th floor blok C4 Telp. (021) 6674545
4. Lembaga Pendidikan Ahli Komputer Cabang RE.Martadinata
MARLBORO GRAND PLAZA 3th Floor Kav.88 Telp. (021) 4567887
5. Lembaga Pendidikan Ahli Komputer Cabang MH.Thamrin
WISMA BANK CENTURY 2th floor Suite.A2 Telp. (021) 6231245
Lembaga Pendidikan Ahli Komputer memiliki jumlah kirang lebih 5000 siswa dari 5 Kampus yang ada, 200 orang karyawan dari 700 unit Komputer pentium 4.
Kesadaran akan pentingnya alternatif pendidikan komputer di tengah-tengah sulitnya memasuki jenjang pendidikan tinggi di perguruan tinggi, serta timpangnya jumlah peminat pendidikan computer dengan sarana akademis yang tersedia, membuat lembaga ini tetap berdiri dan membantu program pemerintah dalam menciptakan sumber daya manusia yang terdidik dan terlatih.
Lembaga Pendidikan Ahli Komputer ini dipimpin oleh seorang Direktur Cabang yang mana di dalam menjalankan tugasnya di Bantu oleh beberapa stafnya. Direktur Cabang ini diangkat dan bertanggung jawab kepada Presiden Direktur.
Presiden Direktur dari lembaga tersebut menyadari bahwa pengelolaan manajemen kerja yang ada sekarang ini sudah dirasakan banyak kelemahannya. Oleh karena itu manajemen kerja seperti ini tidak mungkin dipertahankan terus, mengingat jumlah siswa yang terus meningkat, mutu pelayanan yang lebih baik, serta persaingan lembaga pendidikan lainnya dalam mengelola pendidikan luar sekolah tersebut.
Masalah yang sudah dirasakan sekarang ini oleh lembaga pendidikan tersebut adalah :
1. Sulitnya memeriksa atau mengecek prosedur pembayaran dari masing-masing siswa yang tidak sama dalam pilihan materi kursus yang dipilih
2. Informasi yang dibutuhkan oleh pimpinan, penyajiannya masih dirasakan kelemahannya, hal ini disebabkan karena keterlambatan proses dari para stafnya.
Skenario system yang dihadapi oleh Lembaga Pendidikan Ahli Komputer ini merupakan suatu permasalahan yang harus dihadapi untuk menemukan jawabannya. Oleh karena itu anda sebagai seorang SISTEM ANALIS diminta untuk memberikan solusi di dalam membantu pemecahan permasalahan yang dihadapi oleh Lembaga Pendidikan Ahli Komputer tersebut.
B. Prosedur Sistem yang Berjalan
Pada saat penerimaan siswa baru, disini terdapat beberapa prosedur atau bisnis proses yang harus dilaksanakan antara lain adalah :
1. Prosedur Pendaftaran
Membeli formulir pendaftaran
Memperlihatkan tanda bukti diri
Mengisi formulir pendaftaran
Setelah calon siswa baru mengisi formulir pendaftaran yang disediakan oleh bagian administrasi, maka formulir tersebut dikembalikan lagi ke bagian administrasi untuk diperiksa. Biasanya dalam penerimaan siswa baru akan dijelaskan tentang paket program komputer yang ditawarkan.
Misalkan siswa tersebut mau mengikuti program beasiswa, setelah proses pendaftaran selesai siswa tersebut diberikan tanda peserta test, dimana tanda peserta test tersebut berisi kapan waktu penyelenggaraan test akan dilaksanakan. Sedangkan apabila siswa tersebut tidak mengikuti program beasiswa tetapi hanya mengikuti program biasa atau paket regular, siswa hanya diberikan kwitansi pembayaran lunas untuk paket program yang diambil.
Selain itu pula bagi siswa yang mengikuti paket program regular, siswa tersebut tidak harus mengikuti test tapi bisa langsung mengikuti pendidikan komputer pada saat ada kelas yang akan dibuka ataupun kelas yang sedang berjalan, sesuai dengan modul yang diambil oleh siswa tersebut pada saat mendaftar. Setelah bagian administrasi melakukan pemeriksaan, apabila sudah selesai, kemudian lembar formulir pendaftaran disimpan di dalam box file (odner)
2. Prosedur Seleksi
Calon siswa yang mengikuti program beasiswa dan telah memenuhi persyaratan pada saat pendaftaran berhak mengikuti test masuk pada tanggal yang telah ditentukan. Sistem penilaian hasil test beasiswa dilakukan dengan cara manual yaitu dengan manusia yang mengadakan penilaian atau koreksi hasil test, dimana dalam penilaian tersebut terdapat batasan nilai yang sudah ditentukan.
Nilai <= 60 = Beasiswa 40%
60 < nilai <= 75 = Beasiswa 60%
75 < nilai <= 90 = Beasiswa 80%
90 < nilai <= 100 = Beasiswa 100%
Setelah proses seleksi dilaksanakan, maka sehari setelah pelaksanaan test, hasil seleksi diumumkan ke siswa yang mengikuti test seleksi untuk program beasiswa, dan dari hasil tersebut siswa bisa mengetahui berapa persen beasiswa yang didapatkan.
3. Prosedur Daftar Ulang
Setelah siswa dinyatakan LULUS dan mengetahui berapa persen beasiswa yang didapatkan, maka tahap berikutnya siswa harus mendaftar ulang, yang maksudnya adalah untuk mengetahui data calon siswa seperti nama calon siswa, beasiswa yang di dapat, jumlah uang yang harus dibayar, serta hari dan waktu kursus yang dipilih oleh siswa yang bersangkutan. Pembayaran uang kursus dilakukan untuk satu paket. Cara pembayaran dapat dilakukan dengan cara cash atau angsuran. Untuk proses pembayaran angsuran dapat dilakukan sebanyak 2 kali.
Proses pembayaran angsuran hanya dikenakan bagi siswa yang mengikuti program beasiswa, sedangkan untuk siswa yang tidak mengikuti program beasiswa, maka siswa tersebut tidak mendapat fasilitas pembayaran secara angsuran, jadi harus dilakukan dengan cash.
4. Prosedur Pembayaran
Setelah siswa mendaftar ulang dan sudah menentukan hari dan waktu kursusnya, tahap berikutnya, proses pembayaran uang kursus, yang dilakukan di bagian administrasi juga. Dalam proses pembayaran biaya kursus dibagi menjadi 2 macam yaitu :
Pembayaran biaya kursus secara tunai
Pembayaran kursus secara angsuran
Setelah diketahui besar tagihan yang dibebankan pada siswa tersebut, maka bagian administrasi melakukan pencatatan ke dalam buku pelunasan pembayaran, yang kemudian diserahkan kepada siswa. Setelah selesai proses pembayaran maka siswa tersebut, dapat langsung mengikuti pendidikan.
Untu siswa yang membayar biaya kursus secara angsuran, setiap bulannya sudah ditentukan jadwal atau tanggal untuk proses pembayaran berikutnya. Kadang kala ada siswa yang menunggak pembayaran, maka bagian administrasi akan membuatkan surat pemberitahuan yang ditujukan kepada siswa yang menunggak tagihan tersebut.
C. TUGAS
Anda sebagai seorang SISTEM ANALIS diminta untuk membuatkan bentuk maket sistem dari prosedur sistem yang berjalan atau bisnis proses yang ada, dari SISTEM PENERIMAAN SISWA BARU dengan menggunakan DATA FLOW DIAGRAM (DFD).
Langganan:
Postingan (Atom)
