STUDI KASUS SISTEM (1)

SISTEM PENERIMAAN SISWA BARU
Pada LEMBAGA PENDIDIKAN AHLI KOMPUTER


A. Skenario Sistem

Pendidikan pada hakikatnya merupakan usaha sadar untuk mengembangkan kepribadian dan kemampuan manusia baik di dalam maupun di luar sekolah. Semua usaha kependidikan yang dilakukan tertuju pada suatu tujuan umum yaitu untuk membantu anak-anak mencapau kedewasaannya sebagai tujuan umum pendidikan, yang mengupayakan agar anak-anak mampu berdiri sendiri di dalam masyarakat sesuai dengan nilai-nilai yang berlaku dilingkungan masyarakat sekitarnya.

Lembaga Pendidikan Ahli Komputer merupakan sebagian kecil dari pendidikan non formal bidang teknologi tinggi khususnya di Indonesia. Lembaga ini didirikan pada tanggal 17 Agustus 2005 dengan SK DIKNAS No.1823/PLSM/VIII/2005. Walau usia dari lembaga ini masih relatif muda, namun sudah memiliki 5(lima) kampus yang berlokasi di wilayah kota Jakarta, yaitu sbb :

1. Lembaga Pendidikan Ahli Komputer Cabang Sudirman
SUMMITMAS BUILDING Kav.302 4th Floor Telp. (021)7609123

2. Lembaga Pendidikan Ahli Komputer Cabang Panjaitan
INTERNATIONAL TOWER 2th floor suite A33/5 Telp. (021) 8856790

3. Lembaga Pendidikan Ahli Komputer Cabang S.Parman
JAKARTA TRADE CENTER 3th floor blok C4 Telp. (021) 6674545

4. Lembaga Pendidikan Ahli Komputer Cabang RE.Martadinata
MARLBORO GRAND PLAZA 3th Floor Kav.88 Telp. (021) 4567887

5. Lembaga Pendidikan Ahli Komputer Cabang MH.Thamrin
WISMA BANK CENTURY 2th floor Suite.A2 Telp. (021) 6231245

Lembaga Pendidikan Ahli Komputer memiliki jumlah kirang lebih 5000 siswa dari 5 Kampus yang ada, 200 orang karyawan dari 700 unit Komputer pentium 4.




Kesadaran akan pentingnya alternatif pendidikan komputer di tengah-tengah sulitnya memasuki jenjang pendidikan tinggi di perguruan tinggi, serta timpangnya jumlah peminat pendidikan computer dengan sarana akademis yang tersedia, membuat lembaga ini tetap berdiri dan membantu program pemerintah dalam menciptakan sumber daya manusia yang terdidik dan terlatih.

Lembaga Pendidikan Ahli Komputer ini dipimpin oleh seorang Direktur Cabang yang mana di dalam menjalankan tugasnya di Bantu oleh beberapa stafnya. Direktur Cabang ini diangkat dan bertanggung jawab kepada Presiden Direktur.

Presiden Direktur dari lembaga tersebut menyadari bahwa pengelolaan manajemen kerja yang ada sekarang ini sudah dirasakan banyak kelemahannya. Oleh karena itu manajemen kerja seperti ini tidak mungkin dipertahankan terus, mengingat jumlah siswa yang terus meningkat, mutu pelayanan yang lebih baik, serta persaingan lembaga pendidikan lainnya dalam mengelola pendidikan luar sekolah tersebut.

Masalah yang sudah dirasakan sekarang ini oleh lembaga pendidikan tersebut adalah :
1. Sulitnya memeriksa atau mengecek prosedur pembayaran dari masing-masing siswa yang tidak sama dalam pilihan materi kursus yang dipilih
2. Informasi yang dibutuhkan oleh pimpinan, penyajiannya masih dirasakan kelemahannya, hal ini disebabkan karena keterlambatan proses dari para stafnya.

Skenario system yang dihadapi oleh Lembaga Pendidikan Ahli Komputer ini merupakan suatu permasalahan yang harus dihadapi untuk menemukan jawabannya. Oleh karena itu anda sebagai seorang SISTEM ANALIS diminta untuk memberikan solusi di dalam membantu pemecahan permasalahan yang dihadapi oleh Lembaga Pendidikan Ahli Komputer tersebut.

B. Prosedur Sistem yang Berjalan

Pada saat penerimaan siswa baru, disini terdapat beberapa prosedur atau bisnis proses yang harus dilaksanakan antara lain adalah :

1. Prosedur Pendaftaran
 Membeli formulir pendaftaran
 Memperlihatkan tanda bukti diri
 Mengisi formulir pendaftaran

Setelah calon siswa baru mengisi formulir pendaftaran yang disediakan oleh bagian administrasi, maka formulir tersebut dikembalikan lagi ke bagian administrasi untuk diperiksa. Biasanya dalam penerimaan siswa baru akan dijelaskan tentang paket program komputer yang ditawarkan.

Misalkan siswa tersebut mau mengikuti program beasiswa, setelah proses pendaftaran selesai siswa tersebut diberikan tanda peserta test, dimana tanda peserta test tersebut berisi kapan waktu penyelenggaraan test akan dilaksanakan. Sedangkan apabila siswa tersebut tidak mengikuti program beasiswa tetapi hanya mengikuti program biasa atau paket regular, siswa hanya diberikan kwitansi pembayaran lunas untuk paket program yang diambil.

Selain itu pula bagi siswa yang mengikuti paket program regular, siswa tersebut tidak harus mengikuti test tapi bisa langsung mengikuti pendidikan komputer pada saat ada kelas yang akan dibuka ataupun kelas yang sedang berjalan, sesuai dengan modul yang diambil oleh siswa tersebut pada saat mendaftar. Setelah bagian administrasi melakukan pemeriksaan, apabila sudah selesai, kemudian lembar formulir pendaftaran disimpan di dalam box file (odner)

2. Prosedur Seleksi

Calon siswa yang mengikuti program beasiswa dan telah memenuhi persyaratan pada saat pendaftaran berhak mengikuti test masuk pada tanggal yang telah ditentukan. Sistem penilaian hasil test beasiswa dilakukan dengan cara manual yaitu dengan manusia yang mengadakan penilaian atau koreksi hasil test, dimana dalam penilaian tersebut terdapat batasan nilai yang sudah ditentukan.
 Nilai <= 60 = Beasiswa 40%
 60 < nilai <= 75 = Beasiswa 60%
 75 < nilai <= 90 = Beasiswa 80%
 90 < nilai <= 100 = Beasiswa 100%

Setelah proses seleksi dilaksanakan, maka sehari setelah pelaksanaan test, hasil seleksi diumumkan ke siswa yang mengikuti test seleksi untuk program beasiswa, dan dari hasil tersebut siswa bisa mengetahui berapa persen beasiswa yang didapatkan.

3. Prosedur Daftar Ulang

Setelah siswa dinyatakan LULUS dan mengetahui berapa persen beasiswa yang didapatkan, maka tahap berikutnya siswa harus mendaftar ulang, yang maksudnya adalah untuk mengetahui data calon siswa seperti nama calon siswa, beasiswa yang di dapat, jumlah uang yang harus dibayar, serta hari dan waktu kursus yang dipilih oleh siswa yang bersangkutan. Pembayaran uang kursus dilakukan untuk satu paket. Cara pembayaran dapat dilakukan dengan cara cash atau angsuran. Untuk proses pembayaran angsuran dapat dilakukan sebanyak 2 kali.
Proses pembayaran angsuran hanya dikenakan bagi siswa yang mengikuti program beasiswa, sedangkan untuk siswa yang tidak mengikuti program beasiswa, maka siswa tersebut tidak mendapat fasilitas pembayaran secara angsuran, jadi harus dilakukan dengan cash.


4. Prosedur Pembayaran

Setelah siswa mendaftar ulang dan sudah menentukan hari dan waktu kursusnya, tahap berikutnya, proses pembayaran uang kursus, yang dilakukan di bagian administrasi juga. Dalam proses pembayaran biaya kursus dibagi menjadi 2 macam yaitu :
 Pembayaran biaya kursus secara tunai
 Pembayaran kursus secara angsuran

Setelah diketahui besar tagihan yang dibebankan pada siswa tersebut, maka bagian administrasi melakukan pencatatan ke dalam buku pelunasan pembayaran, yang kemudian diserahkan kepada siswa. Setelah selesai proses pembayaran maka siswa tersebut, dapat langsung mengikuti pendidikan.

Untu siswa yang membayar biaya kursus secara angsuran, setiap bulannya sudah ditentukan jadwal atau tanggal untuk proses pembayaran berikutnya. Kadang kala ada siswa yang menunggak pembayaran, maka bagian administrasi akan membuatkan surat pemberitahuan yang ditujukan kepada siswa yang menunggak tagihan tersebut.

C. TUGAS

Anda sebagai seorang SISTEM ANALIS diminta untuk membuatkan bentuk maket sistem dari prosedur sistem yang berjalan atau bisnis proses yang ada, dari SISTEM PENERIMAAN SISWA BARU dengan menggunakan DATA FLOW DIAGRAM (DFD).