STUDI KASUS SISTEM (2)

SISTEM INVENTORI dan PENJUALAN ALAT-ALAT LISTRIK
PADA PT. BINA PERKASA

A. Latar Belakang

PT. Bina Perkasa merupakan suatu perusahaan perdagangan yang bergerak di bidang penjualan alat-alat listrik. Perusahaan ini sudah cukup berkembang. Hal ini dapat dilihat dari besarnya wilayah dagang yang dapat dikuasai yaitu seluas 4 (empat) provinsi yang terdiri dari :
1. Provinsi Lampung
2. Provinsi Jawa Tengah
3. Provinsi Jawa Barat
4. Provinsi DKI Jakarta

Untuk dapat memperoleh untung, perusahaan ini membeli barang langsung dari importir dan pabrik. Pesaingan dalam usaha perdagangan membuat perusahaan ini harus dapat menjaga perputaran stock yang cepat dan dalam tingkat yang tinggi. Untuk mencapai itu perusahaan harus dapat melayani order yang masuk dengan cepat pula. Selain itu keuntungan yang diperoleh ditunjang pula oleh sistem pengiriman yang mandiri, artinya pengiriman barang dilakukan sendiri oleh perusahaan dan dengan kendaraan milik perusahaan sendiri.

Usaha mempertahankan langganannya melalui pemberian potongan berdasarkan besar nilai order dari tiap langganannya, dan selain itu pula perusahaan bermaksud pula memberikan kredit kepada para langganannya.

B. Problem yang dihadapi

Dari hasil wawancara yang sudah dilakukan dengan pimpinan PT. Bina Perkasa, maka dapat diketahui masalah yang dihadapi oleh perusahaan tersebut di dalam mengelola manajemen kerja yang ada selama ini, yaitu :

1. KETERLAMBATAN MELAYANI ORDER

Hal ini tidak sesuai dengan keinginan pimpinan yang menghendaki order harus dapat dilayani pada hari yang sama, yaitu dalam waktu 48 jam. Keterlambatan ini karena jumlah order yang masuk cukup banyak, disamping itu jumlah jenis barang dari tiap order juga banyak. Order ini harus di olah satu persatu dari tiap jenisnya, sehingga pengolahan dari tiap order juga banyak. Order ini harus diolah satu per satu dari tiap jenisnya, sehingga pengolahan dari tiap order memakan waktu yang lama. Ini berarti bahwa orser yang masuk tidak mungkin dapat diselesaikan pada waktu yang sama, keterlambatan pelayanan kurang berpengaruh pada order yang masuk melalui salesman, tetapi besar pengaruhnya bagi order yang masuk secara langsung dari langganan, karena mereka akan pergi ke grosir lain apabila ia tidak segera di layani. Hal ini dilakukan mengingat betapa berharganya waktu.



2. SERING KEHABISAN STOK

Sukses tidaknya usaha perdagangan tergantung kepada kesanggupan melayani langganan. Kesanggupan melayani langganan tidak terlepas dari ada atau tidak adanya barang yang diinginkan. Hal ini berarti bahwa order harus dilayani sesuai dengan permintaan. Kenyataan hal ini belum dapat dilaksanakan oleh PT. Bina Perkasa. Perusahaan sering kehabisan stok, sehingga order yang masuk tidak dapat dilayani. Dari order yang masuk, order yang tidak dapat dilayani karena kehabisan stok cukup banyak dan belum dapat diatasi. Dengan demikian order-order yang tidak terlayani ini tidak akan diproses lebih lanjut dan cendrung akan hilang.


C. Prosedur Sistem yang Berjalan

Order yang diterima dari pelanggan tiap hari bermacam-macam yaitu, melalui surat, telpon, ada yang secara langsung atau ada pula yang melalui salesman. Pelanggan yang belum dikenal oleh petugas bagian penerima order dicek di dalam daftar nama pelanggan. Bila timbul keragu-raguan mengenai kredibilitas pelanggan, maka order tersebut akan diteruskan keseksi pengontrol kredit untuk disahkan atau dinyatakan valid.

Jenis barang yang disorder akan disaring dari kemungkinan tidak dilayani. Tidak dapat dilayani ini disebabkan oleh karena PT.Bina Perkasa tidak menjual barang tersebut. Juga karena jumlah yang disorder tidak memenuhi syarat. Bila order tersebut dapat dilayani maka dokumen-dokumennya dikirim ke seksi pengontrol stok. Dokumen dari barang yan bisa di order tersebut ada 2 jenis yaitu :

1. Dokumen order dari langganan yaitu dokumen yang diterima tidak melalui telpon
2. Dokumen internal yaitu dokumen yang disediakan oleh PT.Bina Perkasa, karena order yang masuk diterima melalui telpon

Seksi pengontrol stok mengubah jumlah barang yang di order sesuai dengan persediaan yang ada, juga memasukkan stok baru ke dalam persediaan penjualan harian yang sama.

Bila ada order yang tidak dapat dilayani pada hari ini, maka cendrung akan hilang, karena belum ada cara efektif untuk menangani mereka. Kelemahan lain dari system yang sedang berjalan saat ini adalah tidak tepatnya alokasi stok, hal ini disebabkan oleh kurangnya waktu mengurus hal tersebut, karena banyaknya order yang harus dilayani.

Order-order yang telah diperiksa mengenai jumlah barang, diteruskan keseksi harga, dalam hal ini dijelaskan harga masing-masing barang. Untuk masing-masing barang diberikan discount dan pajak penjualan. Dokumen order yang masuk dicopy sebanyak 5 kali untuk membuat invoice, arsip bagian penerima order, untuk bagian keuangan, bagian pengiriman barang dan bukti penerimaan barang yang ditanda tangani oleh pelanggan.


Dokumen order yang dicopy sebanyak 5(lima) kali, pemakaiannya dapat diperinci sebagai berikut:
1. Invoice dikirim ke pelanggan
2. Bagian penerima order difilekan untuk referensi atau arsip
3. Bagian keuangan meng-update buku besar pelanggan
4. Bagian pengiriman dikirim ke bagian pengiriman barang
5. Bukti penerimaan barang dikirim kepada pelanggan lewat bagian pengiriman barang

Setiap akhir bulan, bagian keuangan mengupdate semua ledger dan membuat laporan penjualan. Rekening setiap pelanggan diperiksa dengan teliti dan bagi pelanggan yang berhutang atau lalai, informasinya akan diteruskan ke seksi pengontrol kredit bila dianggap perlu. Bagian pengiriman barang akan mensort semua perintah pengiriman barang ke bacth-bacth pengiriman untuk pengepakan barang dan selanjutnya menyerahkannya bersama bukti penerimaan barang kepada bagian pengiriman barang.

Bagian penjualan akhirnya menerima copy penjualan dari bagian order untuk keperluan analisa penjualan. Analisa penjualan memerlukan waktu proses yang lama, karenanya sampai sekarang hanya analisa-analisa penjualan yang biasa saja yang dibuat.


D. TUGAS

Anda sebagai seorang SISTEM ANALIS diminta untuk membantu membuatkan suatu prosedur atau bisnis proses dari sistem tersebut dalam bentuk DATA FLOW DIAGRAM (DFD).